Anleitung

Mit diesem Dokument möchten wir dir die Einrichtung und Nutzung von myDOCs erklären und so einfach wie möglich machen. Dabei verzichten wir auf die Unterscheidung zwischen Windows und macOS, wenn die Schritte sich ähnlich genug sind. Solltest du irgendwo Schwierigkeiten haben, melde dich gerne bei uns.

✅ Lufthansa hat das Programm auditiert und offiziell zur Verwendung freigegeben.

Wir haben die Version 3 komplett neu entwickelt auf einer Basis, die auf Windows und macOS läuft. Dabei haben wir viele neue Funktionen eingebaut und die Profileinstellungen ganz anders aufgezogen. Das bringt dir sehr viel Flexibilität und Erleichterung, bedeutet aber auch, dass du die Einstellungen leider nicht aus der Version 2 importieren kannst. Wir sind aber überzeugt davon, dass sich der Aufwand für dich lohnt und dir die Neuentwicklung gefallen wird!

Michael Rauch hat die ursprüngliche Windows-Version dieses nützlichen Tools geschrieben, gemeinsam haben wir es verbessert und mit der aktuellen Version hat Florian Andresen die Entwicklung, Pflege und den Support übernommen.

Systemvoraussetzungen

• Nutzbar für:
  • Lufthansa Passage Kabinen- und Cockpitkolleg*innen
  • Lufthansa Cargo Cockpitkolleg*innen
• eBase2Go-Zugang mit MFA, SecurID-Token oder One Time Passwords
• Windows 7 oder höher
• macOS 10.12 „Sierra“ oder höher (macOS 10.11 „El Capitan“ scheint auch auszureichen)
• myDOCs ist möglicherweise auch auf älteren Betriebssystemversionen lauffähig. Für solche Versionen wird jedoch kein Support bei Fehlern geleistet.

Für alle, die es knapp mögen: im Quick Start Guide sind die wichtigsten Punkte kurz zusammengefasst, um myDOCs einzurichten.

Installation

Du kannst myDOCs komfortabel mit den bereitgestellten Setup-Programmen auf deinem PC oder Mac installieren. Während der Installation musst du der Lizenzvereinbarung zustimmen. Nach der Installation kannst du die heruntergeladene Setup-Datei löschen, du findest das Programm dann unter Windows im Startmenü und ggf. als Verknüpfung auf dem Desktop, und unter macOS im Finder.

Windows

Eventuell wird dir folgender Hinweis von Windows gezeigt. Keine Sorge, diese Warnung ist kein Virenbefund. Klick in dem Dialog bitte auf den Text „Weitere Informationen“ und dann auf den Button „Trotzdem ausführen“.

Hintergrund: Microsoft Defender Smartscreen ermittelt für Programme eine Reputation. Das Programm ist nicht digital signiert (Kostenpunkt für ein EV-Zertifikat etwa 500 € pro Jahr), wird auf verhältnismäßig wenige Computer heruntergeladen und erhält deshalb gerade bei frisch veröffentlichten Versionen von Microsoft standardmäßig eine geringe Reputation und eben diesen Warnhinweis. Ich übermittle jedes Release an Microsoft zum White-Listing, aber bis diese „Unbedenklichkeitsbescheinigung“ von Microsoft auf deinem Computer ankommt, kann es ein paar Tage dauern.

Mittlerweile sagt Microsoft über dieses Programm: „We can confirm that the application „MyDOCs“ has since established reputation and attempting to download or run the application should no longer show any warnings“. Die Warnung dürfte nun also nicht mehr auftauchen.

Bei der Installation wirst du anfangs gefragt, ob du das Programm für alle Benutzer dieses PCs oder nur für dich installieren möchtest. Wenn du ein Konto ohne Administrator-Rechte hast (so wie auf unserem EFB), dann wähl bitte „Installation nur für Sie“ aus, ansonsten empfehlen wir die „Installation für alle Benutzer“.

macOS

Während der Installation wirst du darum gebeten, dein Passwort einzugeben, damit die App im Programme-Ordner deines Macs abgelegt werden darf.

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Überblick

Das Programmfenster ist bewusst minimalistisch gehalten. Von oben nach unten findest du die Profilauswahl, die Auswahl des Login-Verfahrens, ein Eingabefeld für das Login Secret und einen Button, um den Download der Dokumente zu starten.

Im Hauptmenü unter „myDOCs“ findest du folgende Befehle:

• Log anzeigen (F12): hier kannst du Diagnosemeldungen einsehen.
• Log exportieren: damit wird der aktuelle Inhalt des Logs in eine Textdatei gespeichert und auf deinem Desktop abgelegt. Diese Datei kannst du uns im Fehlerfall zuschicken, um bei der Behebung des Problems zu helfen.
• Hilfe (F1): über den Menüpunkt öffnest du diese Anleitung.
• Feedback geben: darüber erreichst du die Kontaktseite auf dieser Website, um uns komfortabel Feedback aller Art geben zu können. Dabei werden die Felder zu Betriebssystem und App-Version automatisch für dich ausgefüllt. Du hast dort auch die Möglichkeit, Dateien wie Screenshots oder Logs anzuhängen.
• Über myDOCs: öffnet eine Übersicht darüber, wer für das Programm verantwortlich ist. Außerdem ist zusätzlich ein Spenden-Button vorhanden, falls du uns auf einen Kaffee einladen möchtest 😉
• myDOCs beenden (Alt+F4 bzw. Cmd+Q): beendet das Programm

Nach dem ersten Start muss zunächst ein Benutzer-Profil angelegt werden. Das Programm fragt dich, ob du das jetzt tun möchtest. Mit einem Klick auf „Ja“ gelangst du zur Profil-Einrichtung. Alternativ, oder auch um weitere Profile anzulegen, kannst du auf den Button rechts von der Profil-Auswahl klicken. In dem sich öffnenden Menü kannst du ein neues Profil anlegen, das aktive Profil bearbeiten oder löschen, sowie den zugehörigen Dokumenten-Ordner öffnen.

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Profil-Einrichtung

Die Profileinstellungen verteilen sich über mehrere Tabs.

Wichtig: die Einstellungen werden gespeichert, wenn du den „Zurück“-Pfeil oben links anklickst.

Login

Auf der ersten Seite werden die notwendigen Einstellungen vorgenommen. Ein roter Rahmen bedeutet, dass die Einstellung entweder noch fehlt, oder fehlerhaft ist. Von oben nach unten findest du dort:

• Profilname: Ein beliebiger Name, um dein Profil zu benennen. Dieser Name wird in der Profilauswahlliste angezeigt.
• Stammordner: In diesem Ordner werden deine Dokumente gespeichert. Per Klick auf den Button mit den drei Punkten wird ein Auswahldialog geöffnet. Es ist in Ordnung, falls sich in diesem Verzeichnis bereits Dateien befinden, sie werden nicht überschrieben oder gelöscht.
• Funktion: Hier kannst du auswählen, ob du im Cockpit oder in der Kabine arbeitest. Dadurch wird die Liste der verfügbaren Dokumente gesteuert (z. B. Bordverkaufsabrechnungen in der Kabine).
• PK-Nummer: Gib hier bitte deine PK-Nummer inkl. Prüfbuchstaben ein (nicht die U-Nummer)

Hinweis: Persönliche Daten (hier: PK-Nummer) werden verschlüsselt (AES-256) in deiner Konfigurationsdatei gespeichert und nicht an uns übermittelt.

Wenn du dieses Formular komplett ausgefüllt hast, bist du im Prinzip schon fertig — myDOCs lädt jetzt alle Dokumente in den ausgewählten Stammordner herunter. Dabei werden die Dokumente nach Typ in Unterordner gruppiert, und bei den meisten werden Jahres-Unterordner angelegt. Die Dateien werden so benannt, wie sie auch bei LH online erscheinen. Wenn du mit diesen Voreinstellungen zufrieden bist, klick auf den Zurück-Pfeil oben links und lies bei Download weiter.

Falls du die Dateinamen anpassen möchtest, klick auf den Button „Einrichtungs-Assistent für Dokumentennamen“ und lies weiter.

Einrichtungs-Assistent

Mit diesem Assistenten kannst du sehr einfach die Benennung der Dokumente an deine Wünsche anpassen. Dabei siehst du nach jeder Änderung anhand von signifikanten Beispielen, wie deine Dateien benannt werden würden. Du stellst dir hier aus einer Auswahl eine Vorlage zusammen, die dann auf alle Dokumententypen angewendet wird. Danach kannst du deine Konfiguration noch weiter verfeinern, und beispielsweise die Dokumententitel oder Ordnernamen anpassen, falls du möchtest. Aber ich schätze, dass fast jeder mit diesem Baukasten seinen Vorstellungen umsetzen kann.

Wichtig: der Assistent überschreibt alle eventuell gemachten erweiterten Dokumenteneinstellungen mit der neuen Vorlage, wenn du auf OK klickst!

Aus folgenden Einstellungen kannst du wählen:

Reihenfolge

• Name, Datum (außer Korrespondenz) (Standardeinstellung)
• Name, Datum (immer)
• Datum, Name (immer)

Hier wird durch die Standardeinstellung zuerst der Name des Dokuments gesetzt und danach das Datum. Einen Sonderfall bilden die HR-Dokumente, da sie unterschiedliche Namen haben können. Es ist für die Sortierung der Dateien daher dort sinnvoll, das Datum voranzustellen, damit zusammenhängende Dokumente beeinander stehen und nach Datum sortiert angezeigt werden. Die anderen beiden Einstellungen beinhalten diese Unterscheidung nicht.

Trennzeichen (zwischen Name und Datum)

• Bindestrich „-„
• Unterstrich „_“
• Punkt „.“
• Leerzeichen “ “ (Standardeinstellung)
• Nichts

Die Namen der Dokumente (z. B. „Information zur Vergütungsabrechnung“) beinhalten immer Leerzeichen als Worttrenner (von LH so vorgegeben). Das Trennzeichen zwischen dem Datum und diesem Namen kannst du aber frei wählen.

Datumsformat

• Jahr (4-stellig), Monat, Tag (Standardeinstellung)
• Jahr (2-stellig), Monat, Tag
• Tag, Monat, Jahr (4-stellig)
• Tag, Monat, Jahr (2-stellig)

Hiermit gibst du ein allgemeines Muster vor. Falls das Dokument nur Monat und Jahr oder nur das Jahr beinhaltet, werden natürlich auch nur diese verwendet.

Hinweis: Bei HR-Dokumenten enthält der Titel bei MyDocuments kein Datum, wie es bei allen anderen Dokumenten der Fall ist. Bei diesen Dokumenten wird daher das Erstellungsdatum des Eintrags ausgelesen und verwendet.

Datumstrenner (zwischen Tag, Monat und Jahr)

• Bindestrich „-“ (Standardeinstellung)
• Unterstrich „_“
• Punkt „.“
• Leerzeichen “ „
• Nichts

Das Zeichen „/“ wird hier nicht angeboten, da es sowohl unter Windows als auch unter macOS nicht in einem Dateinamen verwendet werden darf.

Jahresordner

• Immer
• Sinnvoll (Standardeinstellung)
• Niemals

Wahlweise werden die Dateien nach Jahreszahlen gruppiert und in entsprechende Unterordner einsortiert. Die Einstellung „Sinnvoll“ aktiviert es bei allen Dokumententypen, außer für diejenigen, welche nur eine Jahreszahl im Titel tragen (derzeit: Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweis).

Dokumente

Auf dem Dokumente-Tab kannst du die Datei- und Ordnernamen für jeden Dokumententyp einzeln noch feiner anpassen. Wie das genau funktioniert, wird im Abschnitt Erweitere Einrichtung erklärt. Den Einrichtungs-Assistenten, der dir diese Konfiguration sehr einfach macht, hast du ja bereits kennengelernt. An dieser Stelle vorweg ein paar allgemeine Infos.

Mithilfe des Buttons ganz rechts in der Zeile „Dokument“ öffnest du ein Menü, in dem du entweder in der oberen Hälfte für den ausgewählten Dokumententyp (hier: „Vergütung“) oder in der unteren Hälfte für alle Dokumententypen folgendes tun kannst:

• (Alle) Auf Standardeinstellungen zurücksetzen: alle Einstellungen (Benennung der Dateien und Ordner, Verwendung von Jahres-Unterordnern) werden auf ihre Standardeinstellung zurückgesetzt.
• Diese/Alle Dokumente neu downloaden: normalerweise lädt myDOCs nur die neu hinzugekommenen Dokumente herunter. Hiermit kannst du beim nächsten Download alle in myDocuments verfügbaren Dokumente erneut herunterladen lassen.

Wichtig: bereits vorhandene Dokumente werden NICHT gelöscht.

Hinweis: ob ein Dokument neu ist entscheidet die App anhand ihres Veröffentlichungsdatums und ihrer eindeutigen ID. Es ist egal, ob du das Dokument bereits bei myDocuments angesehen oder dort von Hand heruntergeladen hast.

Erweiterte Dokumenteneinstellungen

Solltest du für jedes einzelne Dokument ganz genau konfigurieren möchten, wie die Datei- und Ordnernamen aussehen sollen, kannst du das auf dieser Seite tun. Den Einrichtungs-Assistenten kennst du ja schon. Hier siehst du das Ergebnis, wenn du ihn verwendet hast. Hier mal ein Beispiel für den Dokumententyp „Vergütung“:

Von oben nach unten hast du folgende Bereiche:

• Dokument: Hier wählst du den Dokumententyp aus, um den es gerade gehen soll. Der Button rechts davon öffnet ein Menü mit ein paar Optionen, die hier erklärt sind.
• Dateiname: Du kannst mit eigenen Texten und Platzhaltern eine Vorlage erstellen, wie der Dateiname aussehen soll. Mehr zu den Platzhalter folgt später.
• Ordnername: Beim Ordnernamen kannst du einen eigenen Namen eingeben. Wenn du das Feld leer lässt, wird der von mir vorgegebene Standardname verwendet.
• Jahres-Unterordner: Wenn du bspw. alle Dokumente aus dem Jahr 2020 in einem eigenen Ordner haben möchtest, aktivier diesen Schalter.

Hinweis: Die Beispiele zeigen dir, wie die Datei- und Ordnernamen aussehen würden, wenn du dieses Muster vorgibst.

Mit den Platzhaltern kannst du erreichen, dass myDOCs an deren Stelle die jeweiligen tatsächlichen Werte der Dokumente einsetzt. Du kannst die Platzhalter entweder von Hand eintippen, oder mit dem Button rechts vom Eingabefeld einen Platzhalter aus dem Menü anklicken. Er wird dann an der aktuellen Stelle im Eingabefeld eingefügt.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung, es wird jeweils der rot markierte Teil verwendet:

• Dokumentenname ohne Datum <NAME>: aus dem von LH gewählten Titel „Vergütungsabrechnung_01_2020″ wird der Name des Dokuments extrahiert
• Vollständiger Originaltitel <OT>: setzt den gesamten von LH gewählten Titel ein, bspw. „Vergütungsabrechnung_01_2020„
• Dokumenten-ID <ID>: jedes Dokument besitzt eine eindeutige ID (bspw. 16722632). Normalerweise ist es nicht notwendig, die ID im Dateinamen zu verwenden, aber hey — du könntest es! 😉
• Tag <DD>: Tag des Datums: „Reisekostenabrechnung_15_02_2020″
• Monat <MM>: Monat des Datums: „Reisekostenabrechnung_15_02_2020″
• Jahr <YY>: Jahr (2-stellig) des Datums: „Reisekostenabrechnung_15_02_2020„
• Jahr <YYYY>: Jahr (4-stellig) des Datums: „Reisekostenabrechnung_15_02_2020„
• Standardwert: löscht das Feld und verwendet damit die Standardvorgaben.

Im Untermenü „Erweitert“ verstecken sich noch einige exotische Platzhalter:

• Erstellungstag <CDD>: Tag des Erstellungsdatums
• Erstellungsmonat <CMM>: Tag des Erstellungsdatums
• Erstellungsjahr <CYY>: Tag des Erstellungsdatums (2-stellig)
• Erstellungsjahr <CYYYY>: Tag des Erstellungsdatums (4-stellig)
• PK-Nummer <PKNR>: die PK-Nummer des aktuellen Profils
• U-Nummer <UNR>: die U-Nummer des aktuellen Profils
• Profilname <PN>: der Name des aktuellen Profils

Hinweis: sollte im Originaltitel kein Datum vorhanden sein (HR-Korrespondenz), dann wird für die Platzhalter <DD>, <MM>, <YY> und <YYYY> automatisch das Erstellungsdatum verwendet.

Extras

Hier kannst du wählen, ob die neu heruntergeladenen Dokumente automatisch geöffnet werden sollen. Falls es mehr als 5 Dokumente sind, wirst du vorher gefragt.

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Download

Den Download der Dokumente startest du, indem du auf der Hauptseite des Programms das gewünschte Profil auswählst, das Login-Verfahren auf RSA (mit SecurID Token-PIN und -Code oder One Time Password) oder MFA (mit eBase-Passwort, gefolgt von der Freigabe per MFA-App, Freigabe per Telefonanruf oder der manuellen Eingabe des MFA-Codes aus der App bzw. SMS als zweitem Faktor) einstellst, das jeweils notwendige Login Secret (s. o.) eingibst und auf den Button „Download myDocuments“ klickst. Die Auswahl wird für jedes Profil separat gemerkt.

Wichtig: diese App ist ein reiner Download-Manager (Stichwort: headless browser) und speichert heruntergeladene Dokumente in den eingestellten Ordnern auf deinem Gerät. Es werden keine persönlichen Daten an Dritte übertragen.

In der nächsten Ansicht kannst du den Fortschritt verfolgen. Der Download passiert in vier Phasen: Login, Dokumente auflisten, Dokumente herunterladen, Logout.

Nach Abschluss des Downloads siehst du eine Übersicht der heruntergeladenen Dokumente. Die heruntergeladenen Dokumente werden bei myDocuments als gelesen markiert. Du kannst per Doppelklick einzelne Dokumente öffnen, oder per Button alle markierten öffnen. Die Häkchen sind zunächst alle gesetzt, du kannst per Button alle oder keine setzen lassen, sowie von Hand einzelne Häkchen umschalten.

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Dienstplanauswertung/Steuer-Export

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Log

Falls sich das Programm mal nicht so verhält wie erwartet, kannst du dich gerne bei uns melden. Um das Problem am besten nachvollziehen zu können, hilft uns das Log weiter, ein Protokoll aller wichtigen Programmereignisse. Bitte sicher das Log, nachdem der Fehler aufgetreten ist und bevor du das Programm beendest, denn beim Beenden wird das Log verworfen. Am einfachsten geht das, indem du im Menü auf myDOCs > Log exportieren klickst. Das Log wird dann als Textdatei auf deinem Desktop abgelegt. Diese Datei kannst du uns dann per Mail schicken oder über unser Kontaktformular hochladen.

Wichtig: Persönliche Daten (PK/U-Nummer, Token-PIN, Token-Code bzw. OTP, Vor- und Nachname) werden im Log unkenntlich gemacht. Das Log wird nur lokal gespeichert und nicht automatisch übermittelt.

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App-Update

Bei jedem Start der App wird überprüft, ob eine neue Version bereitsteht. In diesem Fall wirst du unten auf der Hauptseite der App einen Button mit der Aufschrift „Update verfügbar“ sehen. Klick ihn einfach an, und du wirst zu unserer Website geleitet, wo du die neue Version herunterladen kannst und eine Liste siehst, was in der neuen Version anders ist.

Hinweis: Beim Prüfen auf eine neue App-Version wird unser Server „mydocs.andresen.aero“ kontaktiert, und dabei die aktuelle App-Version, das Betriebssystem und dessen Versionsnummer übertragen. Dadurch können wir dir wichtige Ankündigungen in der App anzeigen, und bei Umständen, die ein Update zwingend notwendig machen, darauf hinweisen. Außerdem kann eine angepasste Übersicht der Neuerungen der nächsten Version generiert, sowie intern eine absolut anoyme Statistik über die Anteile der Betriebssysteme und App-Versionen geführt werden.

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Migration

Alle Profile und deren Einstellungen werden in einer Konfigurationsdatei gespeichert. Die Datei „config.ini“ (sowie Backups der Datei mit dem Datum im Dateinamen) liegt in einem Ordner, der deinem Benutzerkonto zugeordnet ist, und zwar hier:

• Windows: „C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\andresen.aero\myDOCs\“
• macOS: „/Users/<Benutzername>/Library/Application Support/andresen.aero/myDOCs/“

Hinweis: Solltest du deinen Computer mit anderen Personen teilen, die ein eigenes Benutzerkonto verwenden, dann sind die Einstellungen in dem jeweiligen Benutzerordner zu finden. Das bedeutet, dass die verschiedenen Benutzer keinen Zugriff auf die Profile der anderen Benutzer haben.

Falls du deinen Computer zurücksetzt, einen neuen kaufst, von Windows oder macOS auf das andere Betriebssystem umsteigst oder einfach nur ein Backup machen möchtest (was immer eine gute Idee ist), solltest du neben der Stammordner für jedes Profil auch die Konfigurationsdateien übertragen/sichern/zurückspielen. Wichtig ist, dass die Konfigurationsdateien wieder am richtigen Ort landen.

Den Stammordner mit allen heruntergeladenen Dokumenten musst du auch selbst kopieren/sichern. Eventuell musst du im Programm auf dem „Zielgerät“ den Pfad zum Stammordner in den Einstellungen noch korrigieren, falls dieser nun woanders zu finden ist.

Hinweis: der Benutzername des Computers spielt keine Rolle und könnte beim Ziel auch anders heißen. Für die Zukunft ist geplant, ein Exportieren und Importieren der Konfigurationsdatei direkt im Programm durchführen zu können.

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Newsletter

Wenn du über neue Versionen informiert werden möchtest, melde dich gerne für unseren Newsletter an. Du findest das Formular dazu auf der Startseite.

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Weiteren Fragen

Solltest du irgendwo Schwierigkeiten haben, eine geniale Idee für ein neues Feature im Programm oder einen Verbesserungsvorschlag für die Anleitung hier auf der Website, melde dich gerne bei uns. Wir freuen uns aber auch einfach so, von dir zu hören, ob dir das Programm gefällt.